Das Bewerbungsmanagement …

Vor allem im öffentlichen Dienst sind die Verfahren, nach denen leitende Stellen vergeben werden sehr reglementiert. An einer Hochschule war es vorgekommen, dass sich abgewiesene Bewerber unter Verweis auf Verfahrensfehler auf Professorenstellen eingeklagt hatten. Um sicherzustellen, dass das nicht mehr vorkommen kann wurde dieser Prozess entwickelt. Natürlich kann dieser Prozess immer an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Prozessbeschreibung

Der Prozess wird in diesem Beispiel zum Einstellen von Professoren genutzt und besteht in diesem Fall aus drei Prozessen, welche sich nacheinander automatisch anstoßen. Diese Prozesse finden abteilungsübergreifend statt.

Funktion

Stellenausschreibung:

Wenn eine neue Professorenstelle geschaffen oder eine bestehende Stelle neu besetzt werden soll, wird der Vorgang Stellenausschreibung in JobRouter angestoßen. Anschließend wird eine Stellenanzeige definiert, welche nach der erfolgreichen Prüfung durch den stellvertretenden Verwaltungsdirektor und den Direktor zur Freigabe an die Öffentlichkeitsarbeit weiterleitet. Danach wird der Initiator und die Personalverwaltung informiert und der Workflow Kommission wird angestoßen.

Kommissionsbildung:

Dieser Prozess dient dazu, die Mitglieder der Kommission zu definieren und anschließend deren Zustimmung einzuholen. Der Prozess wird solange wiederholt, bis die Kommission feststeht. Anschließend wird die Personalabteilung über die Kommission in Kenntnis gesetzt und der letzte Workflow Bewerber wird angestoßen.

Bewerberauswahl:

Im letzten Workflow werden zuerst alle Bewerber gesammelt, bis die Bewerbungsfrist verstrichen ist. Nach einer vorläufigen Bewerberauswahl und der Prüfungen wird der Vorgang im Prozess weiter durchgereicht, bis am Ende der neue Professor feststeht. In den einzelnen Schritten sind Visual-Basic-Scripts eingebunden. Diese sind den Sachbearbeitern beim Erstellen der ausgehenden Dokumente behilflich. Die Scripts erstellen fast alle Dokumente automatisch, somit müssen nur noch wenige Dokumente manuell ergänzt werden.

Nutzen

Der Entscheidungsprozess über die Einstellung eines neuen Professors dauert sehr lange und unterliegt strengen gesetzlichen Auflagen. Um eine gesetzeskonforme Abwicklung zu garantieren, sollen alle Prozesse und Vorgänge durch die entsprechenden Abteilungen geprüft werden und anschließend nachverfolgt werden können. Durch die zeitnahe Bearbeitung, den vorgefertigten Ablauf und die applikationsübergreifenden Möglichkeiten (z. B. automatisch erstellte Word-Dokumente) wird hierbei sehr viel Zeit gespart. Der ganze Prozess ist transparent und erfüllt die rechtlichen Auflagen.