Das Vertragsmanagement …

Dieser Prozess wurde individuell für einen Kunden erstellt, um Verträge zu verwalten. Der Prozess kann durch geringfügige Änderungen an besondere Wünsche oder andere Gegebenheiten angepasst werden und kann somit leicht auch in anderen Firmen oder mit anderen Schnittstellen zum Einsatz kommen.

Prozessbeschreibung

Durch den Prozess können Vertragsdaten verwaltet und bearbeitet wer- den. Die Datenerfassung erfolgt durch das Ablegen in einem DocuWare-Archiv. Nach einer vorher definierten Zeit wird der Vertrag in JobRouter auf Wiedervorlage gelegt. Anschließend entscheidet der Anwender, ob der Vertrag gekündigt, neu verhandelt oder verlängert werden soll.

Funktion

Vor Beginn des Prozesses wird das Vertragsdokument eingescannt und in DocuWare archiviert. Anschließend wird der Prozess zur Vertragsverwaltung mit den eingegebenen Indexinformationen automatisch gestartet und das initiale Wiedervorlagedatum gesetzt. Nach Erreichen dieses Wiedervorlagedatums erscheint der Vorgang in der JobRouter Eingangsbox des Anwenders. Der Benutzer entscheidet anschließend, ob der Vertrag gekündigt, neu verhandelt oder verlängert werden soll.
Wird der Vertrag verlängert, wird der Vorgang erneut auf Wiedervorlage gesetzt. Bei Kündigung des Vertrags wird der Vorgang beendet. Die Neuverhandlung des Vertrags bewirkt, dass ein weiterer Bearbeitungsschritt gestartet wird, in welchem der Anwender die neu verhandeten Daten eintragen kann und der Vorgang anschließend erneut auf Wiedervorlage gelegt wird.

Nutzen

Die Vertragsdaten müssen in JobRouter nicht neu erfasst werden, sondern werden automatisch aus DocuWare übernommen. Zusätzlich stellt die Wiedervorlagefunktion eine kontrollierte und zuverlässige Verwaltung der Verträge sicher. Die Schritte des Prozesses werden unter Einhaltung aller Regeln zu den zuständigen Personen ohne Zeitverzug zugestellt.Das Vertragsmanagement …