Die Ausgangsrechnungsstellung…

Nicht überall werden Rechnungen mit einem ERP-System generiert. Vielfach werden Rechnungen mit Word oder Excel geschrieben. Dadurch entsteht eine große Belegvielfalt und man hat keine auswertbaren Daten. Dieses Beispiel zeigt die Umsetzung eines Prozesses zur konzernweiten Erstellung von Ausgangsrechnungen.

Prozessbeschreibung

Der Prozess der Ausgangsrechnungserstellung gibt die Möglichkeit, ausgehende Rechnungen eines Unternehmens in den einzelnen Fachabteilungen zu erstellen und gemäß der vorherrschenden Genehmigungshierarchie freigeben zu lassen. Der Prozess stellt nach der erfolgten Freigabe diverse Möglichkeiten des Rechnungsversands zur Auswahl und übergibt die Daten in die etablierte Finanzbuchhaltungsapplikation. Dezentral erfasste Rechnungsdaten können auf diese Weise einer zentralisierten Unternehmens- bzw. Konzernbuchhaltung zur Verfügung gestellt werden.

Funktion

Rechnungsdaten werden manuell erfasst oder durch standardisierte Schnittstellen von vorgelagerten Drittsystemen angeliefert. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, über eine Serienbrieffunktion eine beliebige Menge von Adressdaten via CSV-Datei anzuliefern, die als Grundlage zur Dokumenterstellung dienen. Stammdaten aus bestehenden Systemen bzgl. Debitoren oder Artikelpositionen können ebenso wie andere buchungsrelevante Informationen eingebunden werden.
Gemäß der gewünschten Freigabelogik werden die Daten der ausgehenden Rechnungen erfasst und durch definierte Personen autorisiert. Es werden automatisiert entsprechende Ausgangsrechnungsdokumente im PDF bzw. PDF/A Standard, mit und ohne Briefkopf erzeugt. Diese Dokumente können optional mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
Nach der Freigabe besteht die Möglichkeit die Rechnungen via Post bzw. E-Mail zu versenden oder mittels  Datenübergabe an einen entsprechenden Output-Management-Dienstleister für den postalischen Versand zu übermitteln.

Nutzen

Der Nutzen dieser Lösung besteht für dezentral organisierte Unternehmen in der kontrollierten und jederzeit nachvollziehbaren Erfassung von relevanten Informationen bei der Ausgangsrechnungsstellung, sowie der Sicherstellung der gesetzeskonformen Ausgangsrechnungsstellung. Eine standardisierte Autorisierung von ausgehenden Dokumenten ermöglicht zusätzlich die qualitative Kontrolle, um einer Fehlinformation des Kunden und damit verbundenen Reklamationen vorzubeugen.