Die Optimierung der Kundenanfrage- und Auftragsabwicklung…

Die Erstellung von Angeboten als Reaktion auf Kundenanfragen stellt einen hohen Arbeitsaufwand dar. Aufgrund der direkten Auswirkung auf den geschäftlichen Erfolg darf aber auch keine Anfrage unbeantwortet bleiben. Dieser Prozess stellt die Ablösung papiergebundener Prozesse zur Erstellung eines Angebotes, in dem oft mehrere Werke an unterschiedlichen Standorten involviert sind, durch einen elektronischen Workflow dar. Dieser Prozess kann natürlich an die individuellen Bedürfnisse eines anderen Unternehmens angepasst werden.

Prozessbeschreibung

Anfrage, Zeichnungen und Spezifikationen einer Kundenanfrage werden in vordefinierte Importverzeichnisse gescannt. Beim Start des Prozesses im JobRouter, werden die Arbeitsunterlagen automatisch geladen und die Importverzeichnisse geleert. In verschiedenen Prozess-Schritten können noch fehlende oder ersatzbeschaffte Unterlagen manuell hochgeladen werden.

Funktion

Wo möglich wird im Prozess bei der Eingabe von Kunden-, Anfrage- oder Auftragsdaten auf das in den JobRouter integrierte ERP-System referenziert. Im Vertrieb wird der Abgabetermin für das Angebot festgelegt und alle für die Angebotserstellung notwendigen Werke werden in der Werksaufteilung erfasst. Der Prozess wird an die AV-Leitungen der Werke, die in der Werksaufteilung eingetragenen sind, geleitet. Dort wird die technische und zeitliche Machbarkeit beurteilt und ggf. eine Kalkulation erstellt und freigegeben. Diese wird anschließend automatisiert in den Prozess geladen. Nachdem alle Werk-AVs ihre Prozesse bearbeitet haben wird entweder aufgrund der Kalkulationen ein Angebot erstellt oder die Anfrage abgelehnt und ein Ablehnungsschreiben durch JobRouter erzeugt. Das Angebot wird automatisiert in den Prozess geladen und auf Anforderung den unterschiedlichen Werksleitern zur Kontrolle elektronisch vorlegt. In den verschiedenen Schritten des Workflows können Personen über den Bearbeitungs-Status des Prozesses informierte werden. Solange im ERP der Status nicht auf „erledigt“ gesetzt ist, wird für diesen Prozess nach aktualisierten Angeboten gesucht und diese ggf. automatisiert hochgeladen. Der Prozess wird beendet, sobald im ERP der Status „erledigt“ gesetzt ist.

Nutzen

  • Keine Papierdokumente, da Digi-talisierung aller Arbeitsunterlagen Wegfall von Transport- und Liegezeiten durch elektr. Workflow Drastische Verkürzung der Bearbeitungszeiten bis zur Abgabe eines Angebots Sämtliche Unterlagen zu einer Anfrage sind zentral beim Prozess abgelegt Der Bearbeitungsstatus einer Anfrage kann jederzeit ermittelt werden