Liebe Prozessoptimierer,
die Unternehmensdigitalisierung hat mehrere Dimensionen. Sie kann das Geschäftsmodell, die Produkte und die Dienstleistungen betreffen. Hinter jedem dieser Elemente verbergen sich Geschäftsprozesse, die ebenfalls Gegenstand der Digitalisierung sind. Kurz: Unternehmensdigitalisierung ist stets auch mit einer Prozessdigitalisierung verbunden.
Bevor Sie mit umfassenden Digitalisierungsinitiativen starten, sollten Sie eine Standortbestimmung durchführen. Hierfür ist es hilfreich, Ihre vorhandenen Prozesse in folgende vier Kategorien der Digitalisierung einzuteilen:
- Vollständig manuell: papiergebunden, Gespräche erfolgen persönlich oder telefonisch
- Software im Einsatz, Ablauf jedoch manuell: Prozess wird von Unternehmenssoftware, E-Mails, Intranet, Datenbanken und ähnlichen Tools gestützt
- Abläufe sind softwaregestützt, Tätigkeiten sind teilautomatisiert: zum Beispiel Ticketsysteme von Helpdesks, vorausschauende Wartung von Maschinen
Prozess ist vollständig digitalisiert und automatisiert: menschliches Eingreifen nicht mehr erforderlich
Ihr kurzfristiges Ziel sollte es sein, für jeden Prozess mindestens Kategorie 2 zu erreichen. Hierbei ist es vor allen Dingen wichtig, dass die involvierten Systeme miteinander vernetzt werden, um durchgängige Abläufe zu realisieren.
Mittelfristig sollten immer mehr Workflows in die dritte Kategorie wandern – also stufenweise automatisiert werden. Hierfür sind fortgeschrittene Technologien wie RPA (Robotic Process Automation), DPA (Digital Process Automation) und Künstliche Intelligenz hilfreich.
Auf lange Sicht sollten Sie anstreben, Ihre Geschäftsprozesse in die vierte Kategorie – die vollständige Workflow-Automatisierung – zu überführen. Das Leitbild ist hierbei ein komplett digitales Unternehmen. Ob und wann diese Vision zur Realität wird, ist aus heutiger Sicht nicht absehbar. Fakt ist jedoch, dass sich Unternehmen diesem Ideal immer weiter annähern werden.
Fazit: Digitalisierung als kontinuierlicher Prozess
Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Optimierungsprozess. Jeder Schritt in Richtung Automatisierung bringt Effizienzgewinne, reduziert Fehlerquellen und steigert die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Wichtig ist, dass Sie den Wandel strukturiert angehen, Ihre Prozesse gezielt analysieren und schrittweise optimieren.
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